GESTIONE DELLE NON CONFORMITA’ IN FASE PREANALITICA IN UN CENTRO TRASFUSIONALE: PROPOSTA PER UNA LINEA GUIDA DA DISTRIBUIRE AI REPARTI

Abstract

La sicurezza trasfusionale è un processo complesso che coinvolge diverse fasi, dalla selezione del donatore alla trasfusione. La fase preanalitica, che include la raccolta e gestione dei campioni, è particolarmente critica. Errori in questa fase possono compromettere l'intero sistema trasfusionale e causare eventi avversi significativi. Questo lavoro, condotto nella Struttura Complessa di Immunoematologia e Medicina Trasfusionale dell'ASL 5 La Spezia, si concentra sulla gestione delle non conformità preanalitiche con l’obiettivo di migliorare la sicurezza trasfusionale attraverso la condivisione di linee guida ai reparti ospedalieri. L’obiettivo della tesi è ridurre le non conformità nella fase preanalitica mediante l'introduzione di un vademecum distribuito a tutti i reparti, in collaborazione con la Struttura complessa Governo e Rischio Clinico. Inoltre, si intende promuovere la formazione del personale coinvolto e migliorare la gestione del rischio. I materiali utilizzati includono indicatori per monitorare le non conformità, come l'adeguatezza dei campioni biologici, la corretta compilazione dei moduli e la frequenza delle richieste di supporto telefonico. I dati sono stati raccolti tramite tabelle di registrazione degli errori e near miss. Sono stati effettuati due monitoraggi: il primo tra aprile e giugno 2024, il secondo tra agosto e ottobre 2024. Dopo la distribuzione del vademecum, è stato condotto un audit per valutarne l'efficacia. Nel primo monitoraggio sono state registrate 48 non conformità, diminuite a 27 nel secondo, con una riduzione del 43,7%. L’audit ha evidenziato che il personale ha acquisito familiarità con le nuove procedure. Inoltre, è emersa la necessità di aggiornare la procedura per la gestione delle urgenze in caso di blackout informatico. In conclusione, la distribuzione di linee guida operative e l’esecuzione di audit interni hanno contribuito al miglioramento della gestione delle non conformità.

Transfusion safety is a complex process involving several stages, from donor selection to transfusion. The preanalytical phase, which includes the collection and handling of samples, is particularly critical. Errors in this phase can compromise the entire transfusion system and lead to significant adverse events. This study, conducted at the Complex Immunohematology and Transfusion Medicine Department of ASL 5 La Spezia, focuses on managing preanalytical non-conformities with the aim of improving transfusion safety by sharing guidelines with hospital departments. The main goal of the thesis is to reduce non-conformities in the preanalytical phase by introducing a handbook distributed to all departments, in collaboration with the Complex Government and Clinical Risk Department. Additionally, it aims to promote staff training and improve risk management. The materials used include indicators to monitor non-conformities, such as the adequacy of biological samples, proper completion of forms, and the frequency of phone support requests. Data were collected through error and near-miss recording tables. Two monitoring periods were conducted: the first between April and June 2024, and the second between August and October 2024. After distributing the handbook, an audit was carried out to assess its effectiveness. In the first monitoring period, 48 non-conformities were recorded, which decreased to 27 in the second period, showing a reduction of 43.7%. The audit revealed that staff had become familiar with the new procedures. Moreover, the need to update procedures for handling emergencies during IT blackouts was identified. In conclusion, the distribution of operational guidelines and the execution of internal audits contributed to improving the management of non-conformities.