L'accesso ai documenti amministrativi in materia di contratti pubblici

Abstract

Il presente elaborato esamina la disciplina dell’accesso ai documenti amministrativi in materia di contratti pubblici, istituto attraverso il quale si concretizza il principio di trasparenza. Se in passato l’azione amministrativa si caratterizzava per una visione improntata alla segretezza, oggi, si è giunti ad un sistema incentrato sulla trasparenza. Si ripercorrono le tappe fondamentali di questa progressiva evoluzione, dall’iniziale introduzione dell’accesso documentale, a cui si è successivamente affiancato l’accesso civico e, poi, quello civico generalizzato. Le novità di maggior rilievo derivano dal nuovo Codice degli Appalti che, mediante il processo di digitalizzazione del ciclo di vita dei contratti pubblici, mira a garantire l’efficienza, la tracciabilità e il buon andamento dell’azione amministrativa. In particolare, gli articoli 35 e 36 del d.lgs. n. 36/2023 riportano una specifica disciplina per l’accesso agli atti nell’ambito delle procedure di affidamento ed esecuzione dei contratti pubblici, dalla cui disamina emerge la necessità di un costante bilanciamento tra le esigenze di trasparenza e la tutela della riservatezza. Tuttavia, occorre evitare l’ostensione di documenti, la cui divulgazione ed anticipata acquisizione, potrebbe inficiare il corretto svolgimento della gara, rivelando informazioni lesive della concorrenza. In tale contesto, il comma 5 dell’art. 35 prevede la possibilità di ricorrere all’accesso difensivo per consentire di visionare gli atti indispensabili alla tutela dei propri interessi in giudizio, pur evitando accessi esplorativi che non giustificano l’acquisizione della documentazione. Inoltre, si affronta il tema dell’utilizzo di sistemi automatizzati e di intelligenza artificiale per rendere il sistema più rapido ed efficiente, garantendo, comunque, trasparenza, conoscibilità e, soprattutto, la supervisione umana per assicurare il corretto svolgimento delle fasi della procedura e non incorrere in discriminazioni algoritmiche.

This paper examines the rules governing access to administrative documents relating to public contracts, an institution through which the principle of transparency is implemented. If in the past administrative action was characterized by a vision marked by secrecy, today, a system focused on transparency has been achieved. The key stages of this progressive evolution are retraced, from the initial introduction of documentary access, which was subsequently joined by civic access and, later, generalized civic access. The most significant innovations derive from the new Procurement Code, which, through the process of digitizing the life cycle of public contracts, aims to ensure the efficiency, traceability, and smooth running of administrative action. Specifically, Articles 35 and 36 of Legislative Decree No. 36/2023 provide specific rules for access to documents in the context of public contract awarding and execution procedures. An examination of these rules highlights the need for a constant balance between transparency and confidentiality protection. However, it is necessary to avoid the display of documents, the disclosure and early acquisition of which could affect the proper conduct of the tender, revealing information that is harmful to competition. In this context, Article 35, paragraph 5, provides for the possibility of using defensive access to allow access to documents essential to protecting one's interests in court, while avoiding exploratory access that does not justify the acquisition of documentation. Furthermore, the topic of using automated systems and artificial intelligence to make the system faster and more efficient is addressed, while ensuring transparency, knowability, and, above all, human supervision to ensure the correct execution of the procedure phases and to avoid algorithmic discrimination.